GESTIÓN DEL TIEMPO: ¿Urgente o importante?… ¿Interno o externo?… ¿creencias o valores?

Uno de los principales factores que nos limitan a la hora de “disfrutar” de nuestro tiempo y gestionarlo de forma que tengamos sitio para lo que queremos, o en ambientes laborales que su gestión se traduzca en productividad efectiva, es que las dinámicas cotidianas nos llevan a diluir la diferencia entre urgente e importante.

Lo Urgente: En una definición algo extrema sería aquello que tengo que hacer “ya”, ahora mismo… Que tenga que hacer algo para mañana o para dentro de un mes no lo convierte en más o menos urgente sino que cada cosa tiene su momento y lo conozco (sería más próximo o menos, por decirlo así)… El desconocimiento de cuál es el momento de cada cosa, es uno de los motivos que nos llevan a encontrarnos con “urgencias” una detrás de otra e incluso con varias a la vez.

Lo Importante: Resulta más difícil establecer un criterio para definir lo que es importante y lo que no. Asumiendo que es un criterio tácitamente subjetivo, hay tres preguntas que te pueden ayudar a centrar la importancia de una tarea más allá de confusiones con su urgencia:

  • En ámbito laboral: “¿Qué repercusión tiene el asunto a tratar en la cuenta de resultados de la empresa?” // Que en un ámbito personal podría enunciarse cómo: “¿Qué repercusión tiene el asunto a tratar entre tus valores personales y sociales?”; ¿Qué repercusión tendrá en ti?
  • En ámbito laboral: “¿Qué opinión tendría tu jefe/a a ese respecto?” // Que en un ámbito personal podría enunciarse cómo: “¿Qué opinión tendría tu entorno de referencia a ese respecto? ¿Qué repercusión tiene en tu día a día?”
  • En ámbito laboral: “¿Le pagan para atender ese asunto?” // Que en un ámbito personal podría enunciarse cómo: “¿Es tu responsabilidad?” “¿Te toca hacerlo o decidirlo a ti?”
  • E incluso… podrías añadir una pregunta más que no hace diferencia entre ámbitos: “¿Cuánto se extenderá en el tiempo la repercusión de esto?”

Más allá de los matices que estas preguntas pueden presentar y que puedes consultarnos, bien orientadas te ayudarán a centrar mejor que es importante y qué no lo es.

Eisenhower estableció un criterio de organización en base a estos parámetros que resumió como “para cuando” y “para qué” y que junto con la idea presente de cuáles son tus funciones y cuáles tus tareas, te servirá para incluir en tu primer paso de gestión de tu tiempo:

123115_Cuadro-Eisenh

Esta herramienta de gran repercusión especialmente a nivel laboral, pero con gran aplicación también a nivel personal y familiar, establece unos criterios claros y bien definidos para organizarse que en sus dificultades de aplicación se reflejan otros aspectos de la estructura interna de la persona a resolver, tales sean miedos, creencias irracionales, hábitos improductivos, falta de equipo y liderazgo, etc., sin embargo, queremos ofrecerte una visión muy relacionada con esta enmarcada desde otro punto de vista y que se basa en otros criterios:

  • Importancia estructural en la persona:
    • Creencias y hábitos: Entendidas las creencias como aquellas opiniones arraigadas que generalmente no han sido revisadas y que nos pueden resultar potenciadoras o limitantes según su condición y la situación de entorno, y entendidos los hábitos como aquellas conductas que realizamos de forma automática ante un estímulo sin entrar en conciencia plena de lo que estamos haciendo y que a veces no es la respuesta más adaptativa.
    • Valores: Podemos entenderlos para este artículo como aquellos factores esenciales que, como esencia, recogen en una sola palabras aspectos comunes y relevantes de las cosas y que resultan imprescindibles para nuestra más profunda satisfacción vital.
  • Procedencia del estímulo:
    • Interno: Desde tu interior, tu estructura personal.
    • Externo: Procedente de tu entorno social.

Si recuperamos un cuadro equivalente al de Eisenhower, marcando lo urgente y lo importante, podemos establecer una serie de sensaciones que tenemos en función de en qué cuadrante se nos acumulan cosas o sentimos que se nos acumulan cosas, y así:

123115_Cuadro-Eisenh-sensaciones

… Si introducimos los factores “importancia estructural” y “procedencia del estímulo que lleva a la acción”, quedaría algo así:

123115_Cuadro-sensaciones

… y es que, por una parte si te dejas arrastrar por los estímulos externos, no hay posibilidad de gestionar cada situación, mientras que si son los estímulos internos los que predominan en tu elección de actividades, éstos llegaran poco a poco y según vayan cumpliéndose otros. Por otra parte, la motivación procedente de un valor es mucho más potente que el proveniente de una creencia y ni que decir tiene que de un hábito; dentro de nosotros, las creencias y hábitos tienen un gran peso a nivel reactivo, pero escasa a nivel proactivo, mientras que los valores adquieren un peso importante a nivel proactivo, es decir, resultan muy potenciadores de la motivación (de los motivos para la acción).

Te sugiero que repases el anterior cuadro teniendo en cuenta que la columna de la izquierda supone normalmente motivaciones reactivas y/o débiles mientras que la de la derecha supone motivaciones fuertes y/o proactivas, y que la fila superior se corresponde con estímulos externos a ti, que no puedes elegir ni su número ni su frecuencia, y la inferior a estímulos internos que normalmente surgen poco a poco y en secuencias… ¿Notas como las sensaciones descritas encajan? Y cómo casi podríamos decir que esconden unas actitudes y una sensación general que podríamos enmarcar de forma muy general entre:

123115_Cuadro_de_cuadros-Eisenh-sensaciones

Estos cuadros genéricos y orientativo, con los enfoques que proponen, te sitúan en una quizá nueva posición o visión que sin duda te puede dar mucha luz sobre los factores que principalmente están interviniendo en tu falta de gestión del tiempo pero… ¿Sabes que trabajar ahora?

Tener una visión, trabajar el miedo al fracaso, al éxito o al conflicto, buscar un proyecto personal, asumir la responsabilidad sobre mi situación, cambiar hábitos, y otras muchas cosas pueden estar detrás de tus actitudes y tu descontrol, incluso más allá de haber perdido la noción de lo que es urgente y lo que es importante porque “apagar fuegos” o ir de un lado para otro como pollo sin cabeza se ha convertido en un hábito de conducta que no deja mucho tiempo para entrar en consciencia y revalorar eso “urgente” y eso “importante”.

Te dejo un cuadro resumen donde aparecen varios de los anteriores cuadros en uno sólo (aunque introducen conceptos distintos mezclados) con el ánimo de que, si quieres, lo observes durante un rato veas pautas de gestión efectiva según lo importante y lo urgente, junto las consecuencias de no gestionar convenientemente; las sensaciones que se producen; las áreas de mejora y los aspectos a mejorar o a fortalecer… Déjate sentir y di ¿Qué es lo que quieres cambiar?

… Y COMO SABEMOS QUE ES MUCHO Y QUIZÁ ALGO COMPLICADO, NO DUDES EN PREGUNTARNOS Y, SI QUIERES, APÚNTATE A NUESTRO CURSO-TALLER DE GESTIÓN DEL TIEMPO DEL 16 DE ENERO.

Y FELIZ SALIDA Y ENTRADA DE AÑO… ¿Con qué prósito fuerte comenzarás?

¡¡¡Un abrazo enorme!!!

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